Comment rédiger votre cahier des charges emailing ?

De manière générale, faire un choix n’est pas toujours facile. Les alternatives qui s’offrent à vous semblent souvent similaires. Pour cette raison, il est important de structurer clairement le besoin avant même de consulter les différentes experts emailing du marché.

La rédaction d’un cahier des charges peut-être utile si le choix d’une plateforme de routage email est stratégique pour votre entreprise. C’est un outil qui vous servira à comparer de manière exhaustive les différentes solutions qui s’offrent à vous.

Pour aller plus loin :

• Téléchargez notre comparatif des solutions emailing et eCRM
• Découvrez nos services d’accompagnement à la rédaction de cahier des charges

Un outil multifacette

Votre cahier des charges ne doit pas servir uniquement lors de la phase de recherche d’un partenaire. C’est un document qui va vous accompagner tout au long de la mise en place de votre nouvelle plateforme de routage email :

• Structuration de la demande;
• Comparaison des prestataires;
• Une valeur contractuelle;
• Un outil de gestion de projet.

Structure du cahier des charges

Afin de satisfaire les différentes facettes de votre cahier des charges, il est important de le structurer de manière efficace. L’emailing est un médium qui peut parraître simple, mais les contraintes techniques et stratégiques doivent vous pousser à être très structuré dans votre demande et dans la comparaison qui va suivre.

Voici un exemple de structure :

• La situation actuelle
• Les objectifs
  • Objectifs business
  • Volume
  • Indicateurs de performance
• Les besoins (fonctionnalités)
• Contraintes technique
• Sécurité et vie privée
• Délivrabilité
• Phases du projet et transition
• Budget, planning et livrable

Cette structure doit évidemment s’adapter à vos besoins.

À ne pas oublier lors de la rédaction

Ci-dessous, vous trouverez quelques conseils pour la rédaction de votre cahier des charges emailing. Ceux-ci ne sont évidemment pas exhaustifs :

• Ne soyez ni trop détaillé, ni trop simple.
• N’oubliez pas les contraintes spécifiques liées à la gestion de vos données :
  • multilingue;
  • données business;
  • segmentation;
  • lien avec le CRM.
• Laissez de la place pour la créativité du prestataire surtout si vous demandez une solution en mode “fullservice”.
• Demandez des détails dans la réponse du prestataire afin de percevoir clairement ce qui est inclu dans le prix de l’agence et ce qui ne l’est pas.
• Demandez des détails sur le support client.
• Demandez des détails sur le taux de disponibilité (SLA).
• Propriété intellectuelle : demandez un détail sur la propriété des outils développés spécifiquement pour votre projet (contenu, base de donnée, graphisme, …).
• Réclamez de l’information sur la gestion des emails transactionnels.
• Exigez des formations et un guide utilisateur.
• Demandez un maximum de détails sur les aspects délivrabilité email.
• Demandez des détails sur la phase de validation de la plateforme et la période de transition.
• N’oubliez pas de parler de la nature de votre business
• …

Et surtout, ne demandez pas la lune … vous risquez de vous retrouver avec un porte-avion impossible à payer.

Critères de décision

Il est important de définir les critères d’analyse des réponses à l’avance. Dans le cas contraire, il y a un risque important de choisir la plateforme qui aura le plus de fonctionnalités pour le prix le plus bas … sans que cela ne remplisse tous les besoins. 

Voici quelques exemples de critères :

• Prix
• Evolutivité
• Intégration avec les outils existant
• Respect des bonnes pratiques
• Délais
• Réputation du partenaire
• Orientation stratégique
• …

Afin de vous aider dans votre comparaison, n’hésitez pas à demander l’aide d’un spécialiste. Celui-ci aura un regard extérieur sur vos besoins et une connaissance préalable des différentes solutions.