Se lancer dans l’aventure entrepreneuriale, nous sommes nombreux à le faire. Mais passé un certain cap, l’email ne suffit plus. Si vous ne voulez pas que votre gestion de projet, votre pipeline de vente ou votre comptabilité parte en vrille, il faut savoir s’entourer. S’entourer d’humains, c’est important, mais aussi d’outils qui vous permettront de gagner en efficacité, en organisation et en professionnalisme.
C’est ce que nous avons vécu il y a quelques mois au sein de Badsender.com. Passer de deux personne à plus de huit collaborateurs fut un vrai challenge qui nous n’aurions pas pu réussir sans l’aide de précieux outils. Si l’on rajoute le fait que nous travaillons tous à distance, on se rend tout de suite compte de l’importance de bien choisir ses outils.
Ci-dessous, vous trouverez donc la liste des outils que nous avons choisis. Ils ne sont pas forcément tous les meilleurs dans leurs catégories, ils ont parfois été sélectionnées en quelques seconde (premier trouvé, premier choisis) … et il n’est pas dit que nous ne migrerons pas vers d’autres outils plus performants si nous en ressentons le choix. Mais aujourd’hui, ils nous conviennent (et nous font vivre). Au-delà des noms qui sont cités, ce sont surtout les fonctions que vous devriez garder en tête !
Skype.com : Entre machine à café et salle de réunion
Le rôle de la machine à café est souvent déterminant dans une entreprise. C’est parfois là que se développent les idées qui créerons vos produits de demain. Notre machine à café, c’est Skype. Quoi de plus naturel quand c’est l’outil le plus répandu pour communiquer instantanément sur le web.
Alors évidemment, il y a d’autres solutions qui paraissent plus « pro » sur le marché. Mais vous reviendrez toujours à Skype à un moment donné si vous devez aussi communiquer avec l’extérieur.
Pipedrive.com : Gestion de la vente et « micro » CRM
Je me souviendrai probablement toute ma vie du premier « Sales Meeting » de Badsender. Un évènement qui voulait dire que notre pipeline de vente devenait suffisamment rempli pour que je ne connaisse plus l’ensemble des projets en développement.
Pipedrive, ce sont des deals, liés à de contact, liés à des entreprises. Ces deals progressent (par drag and drop) dans diverses étapes que vous aurez au préalable configurées vous-même. Pour le coup, j’ai testé plusieurs solutions d’aide à la vente, et clairement, je suis toujours revenu vers Pipedrive.
Toggl.com : Des feuilles de temps, partout !
Chez Badsender, nous avons choisi d’offrir un maximum de nos services « à la minute » afin de proposer des prestations dont le prix est le plus juste possible. De plus, la plupart de nos collaborateurs ont aussi d’autres projets sur le côté, et c’est l’occasion de les rémunérer au temps passé sur les projet.
Avec Toggl, nous n’avons pas un simple outil de timetracking, mais nous pouvons suivre le temps passé sur chaque projet, sur chaque client. Définir un prix horaire différent pour chaque projet, envoyer des rapports à nos clients, suivre le chiffre d’affaire de l’agence marketing, … et beaucoup d’autres choses encore.
Koalaboox.com : Facturation et gestion financière
La comptabilité, ce n’est pas ce que vous préférez, et de toute façon c’est le job de votre comptable ! Mais si vous pouvez lui simplifier le travail et vous permettre d’avoir un suivi efficace de vos devis, paiements, notes de frais, marges, … alors pourquoi pas !
C’est le rôle de Koalaboox (une solution belge, ce qui tombe bien, le siège social de Badsender est à Bruxelles) qui va automatique vérifier notre compte bancaire afin de vérifier si nous avons été payé et de réconcilier le paiement des factures fournisseur. La plateforme nous donne aussi accès à un dashboard nous permettant de suivre les performances de l’agence.
Office365.com : Email, agenda, prise de note, suite Office, conférences téléphoniques, …
Bon, ok. Mi-2015, pour une jeune entreprise, nous aurions dû nous tourner vers Google Apps For Work. Mais nous avons fait un choix différent pour une raison simple, la licence Office inclue dans le prix de l’abonnement justifie à elle seule de passer par Microsoft.
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Et même si parfois je regrette la simplicité de la collaboration possible dans Google Drive, Office365 se dote petit à petit de fonctionnalités qui lui font prendre de la hauteur. Par exemple, savez-vous que Lync (qui est devenu Skype for business il y a peu) permet de créer des conférences téléphoniques (avec des numéros de téléphones internationaux) directement depuis Outlook ? Ça vous semble peut-être basique, mais dans la même veine, Office365 est truffé de fonctionnalités très intéressantes.
Trello.com : De la gestion de projet, sans nécessité d’utiliser un porte-avion
Trello, ce sont des tableaux dans lesquels vous pouvez définir des listes qui contiennent elles-mêmes des cartes. Ces cartes, vous pouvez les déplacer de listes en listes, leur attribuer un responsable, une date, une catégorie (qui peut être utilisée pour gérer des priorités), … Vous pouvez créer vos cartes en envoyant un simple email à une adresse prédéfinie, et même les pièces jointes seront ajoutées dans celle-ci.
Si l’outil peut vite devenir (pardonnez-moi l’expression) bordélique, il est d’une souplesse incroyable. Quelques soient vos process de production ou de gestion de projet, il est toujours possible de les faire entrer dans Trello. De plus, de très nombreux outils proposent des plugins pour Trello, c’est par exemple le cas de Toggl qui permet de déclencher du timetracking directement depuis une carte Trello.
Dropbox.com : What else ?
Autant l’avouer tout de suite, j’aurais clairement préféré utiliser OneDrive qui est inclus dans nos abonnements Office365 et qui permet une intégration très efficace avec les différents outils de Microsoft. Malheureusement, pour l’instant, OneDrive for Business est très très mauvais sur Mac, ce qui nous empêche pour l’instant de l’utiliser.
De toute façon, même avant d’envisager OneDrive, nous étions déjà sur Dropbox depuis le début de l’aventure (nous sommes maintenant passé à la version business). Cela nous permet de partager l’ensemble des dossiers de production qui sont de cette manière partagés avec l’ensemble des collaborateurs de Badsender travaillant sur les mêmes projets.
WordPress : T’as une agence et t’as pas de site/blog ?
Ai-je vraiment besoin de vous expliquer pourquoi ? Comme nous ne sommes pas une agence web (nous faisons exclusivement de l’eCRM et de l’email marketing), nous n’avions pas vraiment le besoin de prouver notre expertise en développant le site le plus complexe sur le dernier framework à la mode… nous avons donc été vers la solution la plus efficace (en tout cas pour nos besoins).
Gravity Form : Lead generation
Encore une fois, nous avons choisi le plus efficace, et le plus connecté ! Que ce soit pour nos livres blancs sur le blog ou pour nos demandes de contact sur le site de l’agence, c’est Gravity qui est utilisé. Mais je n’en dit pas plus, c’est le dernier outil de cette liste qui va vous dévoiler tout la puissance de l’écosystème que nous avons créé.
Zapier.com : Celui qui fait le lien entre tous les autres (ou presque)
C’est, et de loin, la brique la plus importante dans tous ces outils. Bien que nous n’exploitions pas encore Zapier à 100% de ses possibilités, il remplit déjà un rôle essentiel. En effet, tous les leads générés via Gravity Form (livres blancs et contacts spontanés) sont transmis à Zapier qui va automatiquement ouvrir un deal dans Pipedrive et inscrire l’adresse email à notre newsletter si nous avons collecté un optin. Jusqu’il y a peu, pour chaque nouvelle inscription à la newsletter je générais automatiquement une demande de contact dans LinkedIn, mais il semblerait que cela ne fonctionne plus aussi bien qu’avant.
Dans le futur, comme presque tous les outils que nous utilisons sont compatibles avec Zapier (à l’exception de Koalaboox et de Skype), nous allons plus que probablement étendre son usage. Par exemple pour la création d’évènements dans le calendrier Office365 en fonction des tâches définies dans Pipedrive ou la création d’un dossier dans Dropbox et d’un nouveau client dans Toggl dès qu’un nouveau projet est vendu.
Et vous ? Qu’utilisez-vous comme outils ?
