Lors d’un accompagnement sur sa stratégie emailing, un de nos clients nous a posé une question concernant les limites techniques liées au volume d’emails envoyées depuis une boite Outlook. Dans cet article, nous partageons avec vous la réponse que nous lui avons apportée. Bien que ces limites existent, il y a également d’autres points de vigilance à considérer.
Les limites techniques d’Outlook
Selon le site de support de Microsoft, les limites techniques d’envoi d’emails via Outlook sont les suivantes :
- Destinataires quotidiens : 5 000
- Nombre maximal de destinataires par message : 500
- Destinataires quotidiens hors relation : 1 000
Remarques :
- Un « destinataire sans relation » est une personne à laquelle vous n’avez jamais envoyé d’email auparavant.
- Les limites peuvent varier en fonction de l’historique d’utilisation et seront inférieures pour les non-abonnés.
- Les limites d’envoi des comptes connectés tiers dépendent du fournisseur de services.
Limites techniques ne signifient pas bonnes pratiques
Il est important de distinguer les limites techniques des bonnes pratiques. Le volume d’emails qu’une personne envoie dépendra du type d’emails envoyés. Par exemple, s’agit-il d’emails automatisés ou d’emails écrits manuellement par un commercial ? Si le contenu des emails génère des plaintes, Outlook peut réduire le volume autorisé, voire bloquer la boîte aux lettres. Cela peut avoir un impact sur toute l’entreprise s’il s’agit de la boîte aux lettres professionnelle. Il faudra donc travailler à fond la rédaction des messages, le ciblage et le rythme des sollicitations.
Privilégier les emails au format texte plutôt que HTML
Certaines entreprises souhaitent envoyer des emails commerciaux “esthétiques” depuis leur boîte Outlook. Certaines même, créent leur email commercial à partir d’un email builder et le copie-colle dans Outlook. Mais, Outlook n’est pas un système de messagerie comme les autres. Ces emails rencontrent très souvent des problèmes d’affichage, comme des lignes blanches en plein milieu de l’email.
Il est recommandé d’envoyer des emails en format texte plutôt qu’en HTML. Pour apporter plus de clarté au message, concentrez-vous sur la hiérarchisation des informations, les retours à la ligne, les sauts de ligne, la couleur des textes alternatifs, les listes à puce, la mise en gras, etc. Il existe de nombreuses possibilités pour rendre un email fluide et agréable à lire, comme montré dans l’exemple ci-dessous :
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Inclure BIMI dans les emails de prospection
Comme on peut le voir dans l’exemple ci-dessus, le logo affiché à côté de l’expéditeur avec une coche bleue permet aux destinataires de s’assurer qu’il ne s’agit pas d’un email de phishing et de vérifier le sérieux de l’expéditeur. Pour cela, l’expéditeur a mis en place le protocole BIMI (Brand Indicators for Message Identification). Il s’agit d’une spécification technique d’authentification liée à l’email qui permet aux entreprises de renforcer la sécurité de leurs noms de domaine en affichant le logo de la société à côté de leur nom d’expéditeur.
Utiliser BIMI ajoute un niveau de confiance en l’expéditeur, particulièrement utile dans le domaine de la prospection commerciale, où le risque de spam est très élevé.
Conclusion de Badsender
En résumé, au-delà des limites techniques à garder en tête, il est crucial de se concentrer sur l’intérêt du message commercial, sa rédaction, la hiérarchisation de l’email et l’utilisation de BIMI. Il peut également être pertinent d’explorer des outils comme Lemlist, spécialisés dans la prospection B2B, et qui s’intègrent bien à Office365. Les entreprises dont les commerciaux souhaitent relancer des clients par petits paquets utilisent souvent Lemlist. Elles disposent d’un outil de routage marketing pour l’envoi de leurs newsletters et pour leur marketing automation.
