Dans la conception des emails d’invitation à nos lives, nous intégrons des boutons permettant à notre audience d’ajouter l’événement directement à leur agenda. Cette fonctionnalité assure que le rendez-vous est bien enregistré dans leur calendrier et que les participants ont un accès direct au lien du live. Plus d’excuses pour manquer l’événement.
Beaucoup d’entre vous se sont interrogés sur la mise en place technique de ces boutons. Dans cet article, nous vous détaillons comment générer ces liens, que ce soit en codant manuellement ou en utilisant un outil facilitateur comme AddEvent.
Pourquoi utiliser des liens d’ajout au calendrier dans vos emails ?
Les liens d’ajout au calendrier offrent à vos abonnés une expérience utilisateur fluide pour enregistrer facilement des événements importants. Un simple clic suffit pour intégrer votre événement à leur calendrier personnel ou professionnel. Cette fonctionnalité vous permet d’inclure toutes les informations essentielles concernant l’événement :
- Titre de l’événement
- Description détaillée
- Date et horaire précis de début et de fin
- Lieu : URL du webinar ou adresse postale du lieu physique
Dans vos emailings d’invitation
Qu’il s’agisse d’un événement physique, d’un webinar, d’une formation ou d’une conférence, cette fonctionnalité permet à vos abonnés d’ajouter l’événement à leur agenda personnel, réduisant ainsi les risques d’oubli.
Dans une stratégie BtoB
Utilisez cette fonctionnalité pour des rendez-vous avec un commercial, le support de votre solution ou le service après-vente. Elle facilite la planification et améliore la ponctualité de vos interactions professionnelles.
Dans une stratégie BtoC
Cette fonctionnalité peut être utilisée pour des emails de vente. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour rappeler les dates d’ouverture de billetterie d’un concert très attendu, la date de clôture d’une vente aux enchères, ou encore le début de ventes flash.
Les possibilités sont vastes et variées.
Expérience utilisateur sur desktop avec le calendrier Google
Expérience utilisateur sur mobile avec le calendrier Apple
Oui, le bouton central de mon vieil iPhone est cassé. J’utilise donc la fonctionnalité d’accessibilité, qui marche très bien et me permet de prolonger la durée de vie de mon smartphone. Je vous le conseille !
Comment créer techniquement les liens d’ajout au calendrier ?
Il existe deux façons de générer des liens d’ajout aux calendriers à vos emails :
- Manuellement
- En utilisant des outils facilitateurs (comme AddEvent)
Note importante pour la suite :
On voit souvent l’intégration de liens d’ajout à l’agenda avec la méthode des fichiers .ics.
En termes d’UX, ils nécessitent une étape intermédiaire :
- télécharger le fichier .ics
- puis l’ouvrir via l’application de calendrier.
L’expérience n’est pas optimale, surtout sur mobile où l’on a moins l’habitude de parcourir son répertoire de téléchargement pour retrouver ce type de fichier.
Néanmoins, le fichier .ics reste la solution générique à conserver pour tous les clients emails qui n’acceptent pas de liens permettant de sauter cette étape intermédiaire.
Il existe un nombre incalculable d’applications de calendrier différentes : celles disponibles par défaut via le système d’exploitation de votre ordinateur ou de votre téléphone portable, dans le cadre de votre messagerie Web ou d’une autre application de calendrier que vous avez téléchargée. Il est pratiquement impossible de prendre en charge toutes les applications de calendrier existantes.
Voici un tableau récapitulatif des principaux calendriers et leur compatibilité avec la méthode d’ajout immédiat à l’agenda :
| Calendrier | Générer un lien d’ajout immédiat au calendrier |
|---|---|
| Google Agenda | X |
| Apple | NON |
| Yahoo | X |
| Outlook.com | X |
| Office 365 | X |
| Outlook (desktop) | NON |
Méthode n°1 : générer les liens d’ajout à l’agenda “à la mano”
Étape 1 : choisir (ou pas) les calendrier à cibler
Notre conseil est de ne pas se poser de questions à ce sujet. Ciblez les principaux calendriers utilisés. Point. Le choix du calendrier est une préférence personnelle de l’utilisateur, vous ne pouvez donc pas savoir à l’avance lesquels sont les plus utilisés par vos lecteurs. On peut très bien avoir une adresse Gmail et utiliser le calendrier d’Apple.
Donc utilisez les principaux : Google Agenda, Outlook.com, Office 365, Yahoo!
Et proposez un bouton généraliste “Ajouter à l’agenda” avec un fichier .ics derrière pour les autres calendriers.
Étape 2 : choisissez le design de vos boutons ou icônes « Ajouter à l’agenda »
Des pictos arrondis ou carrés, des boutons, des liens texte, en couleur ou en noir et blanc… Bref, il existe de nombreuses possibilités. Choisissez celui qui s’adapte le mieux à votre design system email.
Étape 3 : codez les liens d’ajout aux calendriers
Tout comme il existe une façon spécifique de coder des liens de type “mailto”, il existe aussi une manière de créer des liens d’ajout aux calendriers.
La difficulté, c’est que chaque calendrier va avoir sa propre manière d’écrire ces types de liens.
À titre d’exemple, voici un même évènement, codé pour différents calendriers avec les paramètres suivants:
- Titre: Badsender goes wild!
- Localisation: Paris
- Description: Le plus gros évènement de l’année, avec toute l’équipe Badsender
- Fuseau horaire: GMT+2 – Paris
- Date de début: 03/10/2025 – 9:00
- Date de fin: 05/10/2025 – 9:00
Lien d’ajout à Google Agenda
Lien d’ajout au calendrier Outlook.com
Lien d’ajout au calendrier Office 365
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Lien d’ajout au calendrier Yahoo!
On peut voir avec cet exemple que les différents paramètres, passés dans les liens, ne sont pas tous passés de la même manière.
Par exemple, la description sera passée avec une variable details= pour Google, body= pour les 2 Outlook et desc= pour Yahoo. De la même manière, les dates sont passées au format YYYYMMDD pour Gmail et Yahoo, mais au format YYYY-MM-DD pour Outlook.
Et bien entendu, l’URL de base est différente pour les 4 calendriers présentés.
On voit vite qu’il est impossible de créer un lien spécifique pour tous les calendriers existants au monde.
Méthode n°2 : utiliser un outil facilitant la généréation de liens d’ajout au calendrier – Exemple avec AddEvent
Chez Badsender, nous utilisons l’outil AddEvent, qui simplifie la génération des liens pour chaque agenda et l’intégration de ces liens dans les newsletters, les landing pages.
Étape 1 : Créer l’événement sur AddEvent
Étape 2 : Récupérer les URLs d’ajout à l’agenda pour les différentes plateformes, afin de les associer aux boutons ou icônes dans l’email.
Étape 3 : Insérer les liens correspondants derrière chaque icône dans l’email.
Lorsque le destinataire ouvre l’email, il peut cliquer sur l’icône de son choix pour ajouter l’événement à son agenda Google, Office 365, ou autre.
Note : outils alternatifs à AddEvent pour générer des liens
Il existe plein d’outils sur le web pour générer automatiquement des liens d’ajout à l’agenda à la AddEvent. Voici quelques exemples :
Les avantages d’un outil qui facilite l’intégration de lien comme AddEvent
En plus d’améliorer l’expérience utilisateur, la génération automatique des liens d’ajout à l’agenda est particulièrement utile pour les non-codeurs. Les créateurs d’emails marketing sont souvent des marketeux sans compétences en intégration HTML/CSS. Cette automatisation réduit considérablement les risques d’erreurs et permet un gain de temps de dingue.
Cela nous permet également de suivre le nombre de personnes ayant ajouté le live à leur agenda que ça soit via l’emailing ou via l’article d’invitation présent sur notre blog. Ces stats nous permettent d’évaluer l’intérêt pour le sujet. (À noter que nous ne demandons jamais d’inscription obligatoire pour nos lives, cela va à l’encontre de nos principes).
Les inconvénients d’un outil qui facilite l’intégration de lien comme AddEvent
À part peut-être le coût (nous payons 348$ par an), je ne vois pas.
Est-il possible d’industrialiser l’ajout des liens à l’agenda ?
De plus en plus d’organisations utilisent un email builder pour créer leurs emailings. Pour éviter le copier-coller fastidieux des URLs et minimiser les risques d’erreur, il est possible d’automatiser le processus dans certains emails builders (certainement pas tous).
Exemple avec l’email builder LePatron
Nous utilisons notre email builder LePatron pour concevoir nos emailing.
Nous avons intégré un champ permettant de saisir manuellement uniquement l’ID de l’évènement AddEvent. Cet ID, récupéré dans AddEvent, est ensuite collé dans LePatron.
Dès que l’email est enregistré, les liens sont générés automatiquement.
Conclusion Badsender
Si vous envoyez des emails d’invitation à des événements, qu’ils soient physiques ou en ligne, nous vous conseillons vivement d’utiliser la fonctionnalité d’ajout immédiat à l’agenda de vos contacts. C’est vraiment très pratique pour eux. Pour gagner du temps et minimiser les risques d’erreurs, nous vous recommandons d’industrialiser la génération des liens. Il est certainement possible de les automatiser dans votre email builder, comme LePatron ou Stripo.
